Айталина Захарова, руководитель Департамента по архивному делу РС(Я), заслуженный работник культуры РС(Я)
Об архивной отрасли и Архивном фонде
В уходящем году архивисты Якутии, как и в целом архивисты России, обеспечили сохранение, пополнение и использование документов Архивного фонда РФ — коллективной памяти нашего Отечества, объем которого составляет 600 млн единиц хранения. В настоящее время в стране действуют 15 федеральных, 2,6 тыс. государственных и муниципальных архивов.
Архивная отрасль республики представлена Департаментом по архивному делу РС(Я) как исполнительным органом государственной власти, осуществляющим государственную политику в области архивного дела на территории республики, двумя государственными казенными учреждениями: Национальным архивом РС(Я), Центром документов по личному составу РС(Я); 36 муниципальными архивами.
Важность деятельности архивной отрасли исходит из стратегической цели государства по сохранению и использованию документальной части историко-культурного наследия Российской Федерации и, в частности, Республики Саха (Якутия) в интересах государства и общества, сегодняшнего и будущих поколений российских граждан.
Архивный фонд нашей республики объемом в 2 млн единиц хранения—крупнейший массив государственных информационных ресурсов на различных видах материальных носителей (бумажной основе, кальке, микропленке, тканевой основе, фото, фоно) и на 10 языках (русском, якутском, латинском, английском, немецком, французском, польском, грузинском, арабском и иврите), датируемых серединой 18 в. и по настоящее время.
О государственной политике в области архивного дела
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» ФЗ-125, принятый впервые в отечественной истории в 2004 г., провозгласил принцип единства в отношении организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов независимо от вида собственности, ведомственной принадлежности. В 2008 г. был принят республиканский закон «Об архивном деле в РС (Я)». Департамент по архивному делу, как уполномоченный орган исполнительной власти республики в области архивного дела, реализует положения этих основополагающих законов и осуществляет контроль за их выполнением на территории республики. В «Стратегическом плане Департамента на 2012—2016 годы»впервые определен главный целевой индикатор, который оценивает современное положение в наиболее приоритетной области архивной деятельности (перевод архивных фондов в электронный вид согласно Стратегии развития информационного общества в РФ до 2015 г.): доля объема оцифрованных архивных описей в их общем объеме.
Информационные технологии в архивных учреждениях
Архивные информационные ресурсы позволяют расширять границы читальных залов архивов до размеров всемирной паутины. С одной стороны, это обеспечивает сохранность подлинников архивных документов, с другой — делает информацию, заключенную в архивных документах, достоянием всего человечества.
За последние два года в рамках реализации госпрограммы «Развитие информационного общества в РС(Я) на 2012—2016 гг.» оцифровано более 30% описей дел фондов Национального архива, также ревизские сказки (документы переписи населения 18-19 вв.), как наиболее востребованные документы. В данное время завершается работа по созданию Единой архивной информационной системы республики. Это первый этап стратегической работы архивистов по внедрению новых информационных технологий.
Этот вопрос напрямую касается другой задачи Департамента: ведения централизованного госучета архивных документов. С 2013 г. в Департаменте внедрен программный комплекс «Фондовый каталог» с информацией по всем государственным и муниципальным архивам республики. На портале «Архивы России» размещена тестовая версия ПК «Центральный фондовый каталог» с информацией о 600 тыс. фондах 14 федеральных архивов, архивов 65 субъектов, в том числе и нашей республики.В будущем будет создан автоматизированный информационный ресурс, позволяющий в электронном виде реализовать одну из основных архивных услуг — предоставление сведений о составе и содержании документов Архивного фонда и местах их хранения. В перспективе предусматривается организация доступа к нему через «Единый портал государственных и муниципальных услуг» обычным гражданам.
О госуслугах, оказываемых департаментом
На сегодня через работу Экспертно-проверочной комиссии Департамента предоставляются 5 госуслуг:экспертиза ценности документов, согласование номенклатур дел, положений об экспертных комиссиях, положений о ведомственных архивах, инструкций по делопроизводству организаций. Тем самым организуется координация деятельности госорганов, предприятий, учреждений в области архивного дела и делопроизводства, взаимодействие по этим вопросам с ОМСУ.
В этом году проведено 16 заседаний, в т.ч. выездных, где рассмотрено более 700 вопросов по архивному делу и делопроизводству. Согласовали номенклатуры дел Госсобрание (Ил Тумэн) РС(Я), Министерство здравоохранения РС(Я), инструкции по делопроизводству Министерство архитектуры и строительного комплекса РС(Я), Счетная палата РС(Я), Госкомитет юстиции РС(Я), положения о муниципальных архивах Абыйский, Булунский, Жиганский, Оленекский и другие районы.
О муниципальных архивах
Органы местного самоуправления осуществляют деятельность в области архивного дела согласно Федеральному закону «Об общих принципах местного самоуправления»: хранение, формирование, учет и использование архивных документов и фондов органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и предприятий.
В связи с тем, что муниципальные архивы хранят документы, созданные до образования ОМСУ и относящиеся к госсобственности, законодательством РС(Я) им предоставляются субвенции, в том числе на содержание отдельной штатной единицы.
В текущем году из госбюджета РС (Я) на эти цели предусмотрены субвенции в объеме 26, 7 млн руб. В 2014 г. численность специалистов муниципальных архивов, содержащихся за счет субвенций, составила 42 единицы.
К сожалению, не везде мы встречаем понимание и поддержку. В Нижнеколымском районе сократили должность заведующего архивом и передали полномочия и обязанности по управлению архивным делом специалисту, содержащемуся за счет субвенций, что недопустимо. Об этом было указано в письме Департамента в адрес главы района. Теперь ждем ответа. Также в отдельных муниципальных образованиях до сих пор не определен статус архивных служб: ГО «г.Якутск», Момском, Сунтарском районах (улусах). Все это ведет к исключению и неисполнению управленческих функций ОМСУ в сфере архивного дела, что противоречит нормам федерального законодательства.
Пользуясь случаем, хочу поблагодарить глав Вилюйского, Горного, Оймяконского районов, Жиганского национального эвенкийского района за существенное улучшение условий хранения документов.
О контроле за соблюдением законодательства об архивном деле
Контроль осуществляется в соответствии с административным регламентом, который прошел в этом году оценку фактического воздействия государственного регулирования,проводимой Министерством экономики. За год осуществлено 55 плановых и внеплановых проверок в исполнительных органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях. Выявлено 76 фактов нарушений обязательных требований законодательства в архивном деле, составлено 8 протоколов об административном правонарушении по ст.19.5 ч.1 КОАП РФ, по итогам рассмотрения административных дел в мировом суде г. Якутска 2 организации оштрафованы на 10 тыс. рублей каждая. Результаты проверок оперативно размещаются на официальном сайте департамента.
Об обращениях граждан
За 2014 г. в архивные учреждения республики поступило и рассмотрено более 50 тыс. письменных обращений. Тематика запросов: о трудовом стаже в районах Крайнего Севера, льготах, зарплате, награждении, которые являются социально-правовыми и исполняются бесплатно. Архивы также исполняют тематические, генеалогические запросы.
В рамках реализации Концепции повышения правовой культуры населения РС(Я) на 2012—2016 гг. и в целях обеспечения открытости и оперативности деятельности мы одними из первых среди органов государственной и исполнительной власти открыли на официальном сайте раздел «Вопросы и ответы» с возможностью проведения онлайн-консультаций. Также впервые были проведены Интернет-конференции в on-line режиме на официальном информационном портале www.sakha.gov.ru по актуальным правовым вопросам архивного дела.
Об управлении государственными архивами
В непосредственном подчинении департамента находятся два государственных казенных учреждения РС(Я): Национальный архив и Центр документов по личному составу.
Первостепенной проблемой архивного дела в республике является отсутствие свободных стеллажных площадей Национального архива для документов постоянного срока хранения. Загруженность архивохранилищ составляет 136%.
В связи с этим архив фактически находится на грани прекращения приема документов на государственное хранение от 200 организаций — источников комплектования. Ситуация усугубляется еще и тем, что в архивах министерств и ведомств, других ведомственных архивах не гарантируется сохранность этих документов, учитывая недостаточное внимание организаций к постановке работы своих архивов. Таким образом, создается реальная угроза утраты документов Архивного фонда республики.
В свое время строительство пристроя Национального архива РС (Я) было включено в госпрограмму «Создание условий для духовно-культурного развития народов Якутии на 2012-2016 гг.». К сожалению, в процессе корректировки госпрограмм строительство объекта исключено из базового варианта программы. В этих условиях Департаментом и Правительством республики предпринимаются усилия по изысканию альтернативных вариантов решения этой непростой ситуации.
О популяризации и использовании архивных документов
Это одно из основных направлений нашей деятельности. Журнал «Якутский архив», над которым мы работаем совместно с Институтом гуманитарных исследований и проблем малочисленных народов Севера АН РС(Я), стал одним из востребованных изданий на историческую тему. Наши издания за последние годы удостоились высокой оценки не только исследователей, наших коллег, но и специалистов на общероссийском уровне. Только в 2013 г. по итогам Всероссийского конкурса архивисты Якутии удостоены дипломов 1,2,3 степеней.
В конце 2013 г. мы в торжественной обстановке презентовали Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РС(Я). В уходящем 2014 году — Году культуры, архивисты приняли самое активное участие в мероприятиях, посвященных 100-летию Русского географического общества в Москве, 275-летию со дня рождения крупного государственного и общественного деятеля Якутии 18-го века А.Аржакова в Санкт-Петербурге, в 5-х Всероссийских научных архивных чтениях в г. Хабаровске. Сегодня без архивных выставок, информационных, научных сообщений архивистов не проходит ни одно крупное мероприятие: юбилей, памятная дата, научная конференция…
Эту работу мы увязываем с государственной политикой по формированию позитивного имиджа не только архивных учреждений, но и республики, и думаем, что архивисты вносят свой вклад в это дело.
В заключение поздравляю всех своих коллег, жителей нашей прекрасной республики с наступающим Новым годом. Любите, изучайте свою историю. А мы, архивисты, в свою очередь сделаем все, что в наших силах, для сохранения, преумножения и использования документального богатства народов Якутии.